Sinds 1 januari 2021 werkt Sandra de Leeuw als manager HR, Pedagodiek en Kwaliteit bij Kinderopvang 2Samen.
Toen Sandra in januari 2021 bij Kinderopvang 2Samen aan de slag ging, werd haar al snel duidelijk dat er meer aandacht moest worden besteed aan het verzuimbeleid. Er was een hoog verzuim binnen de organisatie en ook een mis-match met de visie op verzuim vanuit de arbodienst. ‘Het verzuimbeleid kwam hierdoor niet goed van de grond en daarmee de visie op verzuim ook niet’, legt Sandra uit. Dit
interview belicht de uitgezette koers, coaching on the job en het behaalde succes.
De start van een nieuwe koers
Toen ik startte bij Kinderopvang 2Samen (red. hierna 2Samen)’ was het verzuimcijfer erg hoog, vertelt Sandra. ‘Het was duidelijk dat een nieuwe koers moest worden uitgestippeld. Een koers die paste bij de autonomie van de medewerker, want dat is waar wij in geloven, wat wij belangrijk vinden. De gedragsmatige visie van Falke & Verbaan sloot hier goed op aan. Leidinggevenden volgden al eerder een training van Falke & Verbaan, maar daar was onvoldoende opvolging aan gegeven. Dus gingen we opnieuw in gesprek’.
Van integraal naar coaching on the job
Om het hoge verzuim en de mis-match met de arbodienst aan te pakken, koos 2Samen ervoor om te starten met het integrale traject van Falke & Verbaan. Dit hield in dat we de gehele organisatie werd
meegenomen in de nieuwe koers, de nieuwe visie op verzuim. ‘We zijn gaan samenwerken met een bedrijfsarts die ook vanuit de gedragsvisie werkt en we zijn begonnen met het trainen van onze leidinggevenden en medewerkers.’ legt Sandra uit. ‘Dit was een mooi proces waarbij de vervolgstappen naar de nieuwe visie werden gezet’. Echter, de praktijk bleek weerbarstig. ‘Wij merkten al snel dat het begrijpen van de visie anders is dan het daadwerkelijk toepassen in de praktijk’, gaat Sandra verder. ‘Het zit hem in de kleine dingen die je doet en de taal die je gebruikt. Bijvoorbeeld niet spreken over ziek zijn, maar over inzetbaarheid. Iedereen begreep dat dit een goede keuze was, maar als de medewerker vervolgens zijn volledige medische geschiedenis met je bespreekt, blijkt het lastig om daar niet in mee te gaan’.
Zo ontstond de behoefte aan een verzuimcoach, die de leidinggevende kon ondersteunen bij het voeren van gedragsmatige gesprekken. Sandra vertelt; ‘Dit gebeurde door middel van coaching on the job. Zowel tijdens de voorbereiding als tijdens het gesprek kon de verzuimcoach de leidinggevenden handvatten geven, wat het voeren van het gesprek vergemakkelijkte. Naast het voeren van deze
gedragsmatige gesprekken ondervond de leidinggevende binnen 2Samen ook uitdagingen bij het maken van gedragsafspraken met het team, hoe om te gaan met inzetbaarheid en verzuim. ‘Een cultuur laat
zich niet makkelijk veranderen, daar is blijvende aandacht voor nodig’. ’Dit gaat toch niet om mij of ons?’, bleek een veel gehoorde uitspraak van medewerkers. ’De verzuimcoach adviseerde hoe je vanuit dit punt
toch tot afspraken over verantwoordelijkheid kon komen. Wat van grote toegevoegde waarde bleek te zijn’, licht Sandra toe. ‘Een cultuur laat zich niet makkelijk veranderen, daar is blijvende aandacht voor nodig’.
Een lerende organisatie
Naast de leidinggevenden van 2Samen werden ook de HR adviseurs gecoacht. ‘Dit maakte ook veel verschil‘, vertelt Sandra. ‘De HR-adviseur pakte door de coaching echt de rol van adviseur op en gaf de
leidinggevenden de ruimte om te handelen‘. Uiteraard bleek dit af en toe nog lastig, vooral wanneer gesprekken niet gemakkelijk verliepen. ‘Ja, dan voelt een HR-adviseur zich ook verantwoordelijk om bij te
springen. We zijn allemaal nog aan het leren‘, vervolgt Sandra. ‘En dat vind ik mooi om te zien, te ervaren. Door de inzet van iedereen, hebben we nu een visie die aansluit op onze bredere organisatievisie. En als wij leren hoe we het gesprek over verzuim moeten voeren, is dit toepasbaar op alle andere gesprekken die wij voeren. Het gaat dus niet meer alleen over verzuimbegeleiding, maar over veel meer‘. Blijvende aandacht voor het gewenste resultaat Na een sterke daling van het verzuim, ziet 2Samen het verzuim weer iets stijgen. Dus dit vraagt opnieuw om aandacht’ , vertelt Sandra. ‘Het gesprek aan de voorkant, de gedragsafspraken, wordt nu nog belangrijker. Dit betekent dat wij dit jaar onze leidinggevenden opnieuw
een (herhaal)training aanbieden. Even weer de puntjes op de i. En we brengen onze visie op verzuim meer onder de aandacht tijdens de onboarding van nieuwe medewerkers in het algemeen en nieuwe leidinggevende in het bijzonder. Het is een on-going proces’. Al met al is Sandra tevreden over de weg die 2Samen is ingeslagen. ‘Het feit dat de gedragsmatige visie zo bij ons past, maakt dat dit geen tijdelijke oplossing is. En dat is fijn’
