Frank van den Oever, Adviseur Arbo & Gezondheid bij Coöperatie DELA: “De aanleiding om met verzuim aan de slag te gaan ligt in 2015, het verzuim was toen 8%. We wilden toe naar het eigen regie model, waarbij de driehoek samenwerking tussen medewerker, leidinggevende en de bedrijfsarts centraal staat. De gedragsmatige visie van Falke & Verbaan paste daar heel goed bij. Falke & Verbaan heeft ons met name ondersteund bij het ontwikkelen van de gedragsmatige mindset. Tijdens de consensusvorming kwamen we er bijvoorbeeld achter dat we veel te lief waren en we het warme zakelijke gesprek (bij ons ook wel het ‘dappere gesprek’ genoemd) vermeden.
De grootste verandering sinds onze samenwerking is dat leidinggevende en medewerker veel meer samen in gesprek gaan en de bedrijfsarts als adviseur inschakelen. De trainingen van Falke & Verbaan hebben sterk bijgedragen aan het leggen van de basis voor een cultuurverandering op dit vlak. De trainingen werden goed ontvangen. Waar men in eerste instantie terughoudend was en dacht: ‘weer een verzuimtraining’, merkte je dat deelnemers na een half uur rechtop gingen zitten; men ervaarde dat het om gedrag gaat: dat was een eye opener. Leidinggevenden hebben inzicht gekregen in hun beïnvloedingsmogelijkheden: het gaat nu niet meer over verzuim binnen DELA maar over het gedrag van de collega’s.”
Wat zijn de resultaten en hoe borgen jullie dit?
Het verzuim is al twee jaar aan het dalen binnen DELA ook de verzuimduur is enorm ingekort. Verzuim staat duidelijk op de agenda, het MT stelt elk jaar targets en het komt maandelijks terug in teams. Ook borgingstrainingen met Falke & Verbaan zullen regelmatig georganiseerd worden. Het is belangrijk dat je alert blijft en aandacht behoudt.
Heeft deze aanpak ook nog andere veranderingen met zich meegebracht binnen DELA?
Het dappere gesprek wordt nu ook op andere thema’s gevoerd zoals beoordeling en functioneren. Daar ben ik wel trots op, dat er via de zijkant ook daar verandering is gekomen.
Hoe begon de samenwerking tussen Noordwest Ziekenhuisgroep en Falke & Verbaan?
Noordwest had geen hoog verzuim toen we begonnen in 2014, vertelt Bart de Klerk, adviseur HR Arbo/HVK bij Noordwest Ziekenhuisgroep. Wel zagen we het verzuim stijgen en wilden we preventief ingrijpen. Falke & Verbaan bracht enerzijds vernieuwing qua kijk op verzuim en sloot anderzijds naadloos aan op hoe wij deze cultuuromslag wilden gaan aanpakken. We hebben bewust gekozen voor het eigen regiemodel. Mede met behulp van Falke & Verbaan hebben we handen en voeten aan de aanpak kunnen geven. In de eerste periode hebben we stevig geïnvesteerd: alle echelons zijn meegenomen, van de top tot en met de meewerkende leidinggevenden; iedereen leerde via de gedragsmatige visie te werken én denken. Het moet in het DNA gaan zitten.
Wat was het resultaat?
- Door de jaren heen is steeds meer gaan leven dat verzuim ook over keuzeprocessen gaat: het gedragsmatige aspect komt duidelijk terug in onze gesprekken.
- Ook gebruiken we in onze communicatiestijl nu de ‘warm zakelijke insteek’. Dus we hebben oog voor de menselijke maat
en zijn tegelijkertijd helder en duidelijk. Bovendien zijn leidinggevenden gaan beseffen dat zij niet altijd het probleem hoeven op te lossen, de medewerker is in regie van zijn/haar eigen duurzame inzetbaarheid. - Naast de stijl van het gesprek, is ook een belangrijk inzicht voor leidinggevenden dat ze het gewoon maar moeten doen. Het goede gesprek voeren is altijd beter dan lastige situaties voor je uitschuiven. Een deel van het verzuim kan je zo voorkomen of verkorten.
- De manier van werken is ook in onze overlegstructuur verwerkt. Belangrijke voorbeelden zijn ons beleids-SMT en het inzetbaarheidsoverleg, ziekenhuis breed.
- Tot slot hebben we het thema breed aangevlogen met Falke & Verbaan. Je kan niet één onderdeel aanpakken en resultaat verwachten. Je moet alle ondersteunende partijen bij elkaar brengen, een aanjagersrol van HR neerzetten, de visie levend houden en draagvlak van de top hebben. We hebben daarom ook structureel overleg over inzetbaarheid in de vorm van een beleids-SMT met belangrijke stakeholders en een inzetbaarheidsoverleg ziekenhuis breed. Hierin bespreken we wat opvalt op het gebied van inzetbaarheid (juist niet verzuim!). Ook signaleren we trends en leren we van elkaar. Doel is preventief te handelen en proactief te kunnen inspelen op ontwikkelingen.
Hoe zie je Falke & Verbaan als samenwerkingspartner?
Falke & Verbaan is een nichespeler. Dat maakt dat zij op het vlak van inzetbaarheid veel expertise hebben, en bovendien duidelijk overtuigd zijn van het gedragsmodel. Wij hebben hier veel aan gehad en zijn op een deskundige manier begeleid en getraind. Door de jaren heen hebben we er bovendien een eigen draai aan kunnen geven met een heldere visie op eigen regie en inzetbaarheid. Falke & Verbaan heeft zichzelf voor een deel overbodig gemaakt en wij zijn nu aardig op weg om zelfstandig de resultaten te behouden. In de samenwerking is het verder prettig dat je snel persoonlijk kunt worden en heel makkelijk en laagdrempelig kunt schakelen.
Tips voor anderen in de branche om inzetbaarheid te versterken en verzuim te voorkomen?
- Investeer in je leidinggevend kader, zij kunnen het verschil maken!
- De top moet er 100% achter staan. Laat de RvB regelmatig stil staan bij het thema duurzame inzetbaarheid door er regelmatig over te communiceren. Draag het uit!
- Wees geduldig! Een cultuurverandering is een kwestie van een lange adem.
- Blijf in gesprek met partijen die er verstand van hebben. Zijn er trends te zien en doen we nog de goede dingen?
