Wat was voor Zorggroep Sint Maarten de echte aanleiding om met verzuim aan de slag te gaan?
Annemiek Stegge: Adviseur HRM / Martine van Dormolen: Adviseur Communicatie: “ We merkten dat onze werkwijze rondom verzuim niet paste bij onze visie ‘Deel je leven’ waarin aandacht, verbinding en wederkerigheid kernbegrippen zijn. We hadden een hoog verzuimcijfer en onvoldoende grip op verzuimers en verzuimoorzaken. Dit had gevolgen voor de zorgcontinuïteit en het betekende hoge kosten. We waren niet optimaal in verbinding met verzuimende medewerkers; het casemanagement was uitbesteed en we richten ons op verzuim in plaats van op het voorkomen van verzuim.
We beseften dat als we wilden veranderen we dit grondig moesten aanpakken. Daarnaast kwamen er vanuit Menzis middelen beschikbaar wat een extra stimulans was om door Falke & Verbaan in 2019 een analyse te laten uitvoeren. Ons doel was om te laten onderzoeken welke factoren op dat moment voor Zorggroep Sint Maarten verzuimverhogend werkten. En dat weet je zelf ook wel deels, maar een blik van externe professionals helpt daarbij.”
We zijn nu 1-1,5 jaar verder, hoe is de situatie nu?
“Je ziet dat er veel meer aandacht wordt besteed aan preventie en dat als er sprake is van verzuim er wordt nagedacht over wat iemand wel kan. Ook werken leidinggevenden en HRM meer samen rondom verzuim en het voorkomen ervan”. Het vernieuwde beleid hebben we ‘Jij bent belangrijk.’ genoemd. Het is vanaf het voorjaar 2020 geïntroduceerd bij leidinggevenden en vanaf september 2020 zijn de medewerkers betrokken in de vorm van een interne campagne, dus we zitten middenin de implementatie. Los daarvan zijn leidinggevenen zich meer bewust van taken en verantwoordelijkheden en wat het voor hen en de medewerker oplevert.
Het belangrijkste in het vernieuwde beleid is dat we preventief veel meer doen en dat we meer verantwoordelijkheden bij de medewerkers hebben gelegd, zodat zij in balans blijven. Als je onrust voelt, trek aan de bel! Blijf er niet mee zitten. Want: ‘Jij bent belangrijk. Daarom zorg je goed voor jezelf en zorgen wij voor jou’.
De aanleiding is verzuim, maar de boodschap die we willen uitstralen is dat we aandacht in de brede zin voor onze medewerkers hebben.”
Welke interventie(s) heeft het meest bijgedragen aan het resultaat/beweging?
“Conclusie is dat het alles bij elkaar is. We hebben lang stilgestaan bij welke boodschap bij Zorggroep Sint Maarten past. Het op de goede manier vertellen daarvan, met de juiste toon, persoon en middelen. Samen met communicatiebureau DeNK hebben we daar een interne campagne voor ontwikkeld. De training van Falke en Verbaan voor leidinggevenden, een video van de bestuurder, een boekje voor medewerkers, posters en een set dilemmakaarten op basis waarvan teams met elkaar in gesprek kunnen gaan op basis van dit onderwerp. Dat heeft allemaal bijgedragen aan het totaalplaatje.
De samenwerking met Falke & Verbaan verliep heel soepel. Hun werkwijze uit de trainingen sloot heel mooi aan op onze visie waardoor dat natuurlijk ging. De combinatie van inspiratie, andere kijk op verzuim en het bieden van concrete handvatten was erg helpend. Dit steunt leidinggevenden niet alleen voor verzuim, maar ook voor andere gesprekken.
We zitten nog midden in de implementatie dus wat het ons uiteindelijk op gaat leveren is op dit moment nog moeilijk te zeggen. Maar dit is morgen ook nog niet klaar. Dit is een verhaal wat bij onze visie past. Zolang wij volgens onze visie werken blijft dit ingezette beleid passen. Wij kunnen door op wat Falke en Verbaan heeft ingezet. Een mooie co-creatie.”
Hoe kijken jullie naar de toekomst en het borgen van het beleid?
“We zien de toekomst op basis van dit beleid heel positief tegemoet! Het is toekomstbestendig, omdat het past bij onze visie. Daar plukken we nu al de vruchten van. Reacties die we krijgen is dat medewerkers zich gehoord en gezien voelen. We krijgen bij HRM vragen om mee te denken in preventieve oplossingen voor individuele medewerkers. Zo volgt bijvoorbeeld op dit moment een van onze medewerkers een aantal sessies bij een maatschappelijk werker maar blijft wel gewoon doorwerken, omdat de belemmeringen die zij ervaart tijdig zijn aangepakt. Of neemt een collega een aantal dagen verlof op om te ontspannen na een drukke werkperiode. Het gaat om de bewuste aandacht die je hebt voor je medewerkers en het tijdig afspraken maken over mogelijke oplossingen.
We gaan vooral goed monitoren hoe het bij de teams landt en hoe medewerkers het oppakken. En we zien het vol vertrouwen tegemoet, mede door de positieve reacties die we ontvangen.”
Welke tip heb je voor anderen in jullie branche om verzuim aan te pakken?
“Ga terug naar je basis, naar de kernwaarden van je organisatie. Waar kom je vandaan en laat het nieuwe beleid daar maximaal op aansluiten. En voorkom dat je vervalt in technische beleidsdocumenten, daar gaat het niet om. Het gaat om hoe je met je mensen wilt omgaan”. Heb je de middelen: verzamel professionals om je heen die je visie omarmen en met je meedenken om de verandering te vertalen naar de juiste boodschap met de juiste toon om over te brengen naar je medewerkers.”
