Een goede aanpak van verzuimbegeleiding is van onschatbare waarde voor elke organisatie. Het verminderen van verzuim en het bevorderen van een gezonde en productieve werkomgeving zijn doelen die je als werkgever nastreeft. Een dossieranalyse is een instrument wat inzicht biedt in hoe effectief verzuim beheerd wordt en welke stappen er kunnen worden ondernomen om het te verbeteren.
In deze blog gaan we dieper in op drie alledaagse aanbevelingen die voortkomen uit een gedegen analyse van verzuimdossiers. We ontdekken waarom volledige documentatie, concrete afspraken en de rol van de bedrijfsarts van onschatbare waarde zijn voor het succesvol beheren van verzuim binnen de organisatie.
De drie alledaagse aanbevelingen
1. Incomplete documentatie
In veel dossieranalyses merken we op dat cruciale documentatie met betrekking tot de poortwachter procedure ontbreken. Er ontbreekt bijvoorbeeld een plan van aanpak, een probleemanalyse en/of de eerstejaarsevaluatie. Dit heeft niet alleen een mogelijke administratieve loonsanctie tot gevolg, maar bemoeilijkt ook het handhaven van gemaakte afspraken indien deze niet schriftelijk zijn vastgelegd. Dit klinkt wellicht als schot voor open doel, maar in de praktijk blijkt dit vaak een uitdaging te vormen.
Wat is de toegevoegde waarde van een compleet verzuimdossier?
Wanneer leidinggevende en medewerker gezamenlijk de gemaakte afspraken op papier zetten en dit document ondertekenen, wordt het dossier een waardevol instrument voor de verzuimbegeleiding. De leidinggevende en medewerker kunnen tijdens de gehele verzuimperiode (en daarna) terugverwijzen op hetgeen wat eerder besproken en vastgelegd is. Wanneer afspraken wijzigen, kan dit vastgelegd worden in een periodieke evaluatie. Zo ontstaat er een helder en chronologisch dossier waar men op kan terugvallen als er onduidelijkheid ontstaat. Voor beide partijen zijn zo de verwachtingen over en weer helder.
2. Gebrek aan concrete afspraken
In veel verzuimdossiers valt op dat de gemaakte afspraken tussen leidinggevenden en medewerkers weinig concreet zijn.
Wat kan er afgesproken worden als er (nog) geen werkhervattingsmogelijkheden zijn?
Op het moment dat er geen werkhervatting mogelijk is, lopen leidinggevenden vaak vast in het maken van afspraken. Er kan immers geen opbouwschema gemaakt worden. Echter kunnen er wel afspraken gemaakt worden over bijvoorbeeld het contact tussen leidinggevende en de verzuimende medewerker. Wie initieert dit contact? Hoe vaak is er contact? Wanneer is het contact? Welke onderwerpen komen aan bod? Wat verwachten wij van elkaar tijdens dit contact? Et cetera. Leidinggevende en medewerker kunnen dit vastleggen in een gespreksverslag en ondertekenen voor commitment. Dit draagt bij aan het vergroten van het eigenaarschap van de medewerker.
3. Bedrijfsarts als adviseur
Een opvallend patroon is dat de bedrijfsarts de regie lijkt te voeren in het verzuimproces. Bijvoorbeeld door een opbouwschema op te stellen wat leidinggevende en medewerker kunnen volgen en monitoren. Vanuit de gedragsmatige visie zijn leidinggevende en medewerker in de regie en is de bedrijfsarts een belangrijke adviseur. Op het moment dat leidinggevende samen met medewerker afspraken maakt over re-integratie (bijvoorbeeld door samen een opbouwschema op te stellen), kan dit vervolgens getoetst worden bij de bedrijfsarts middels een vraagstelling. Hierdoor verschuift de regie naar de leidinggevende en de medewerker, terwijl de adviserende rol van de bedrijfsarts optimaal wordt benut.
Mag de bedrijfsarts dan geen opbouwschema voorstellen?
Zeker wel, op het moment dat leidinggevende en medewerker samen geen opbouwschema hebben opgesteld en hier is wel mogelijkheid toe, is het belangrijk dat de bedrijfsarts kaders schept waarbinnen leidinggevende en medewerker samen een opbouwschema op kunnen stellen. Idealiter is er in het advies van de bedrijfsarts ruimte voor leidinggevende en medewerker om samen de regie weer op te pakken en verdere afspraken te maken.
Wilt u weten wat u specifiek kan verbeteren in uw dossiers en verzuimbegeleiding? Neem dan gerust contact met ons op via:
E info@falkeverbaan.nl
T 035 699 7100
Liselotte Rieksen, verzuimcoach Falke & Verbaan
