Als verzuimcoach bij Falke & Verbaan ondersteun ik verschillende organisaties bij hun verzuimvraagstukken. Bij één van deze organisaties leeft de vraag: ‘Waar kunnen wij ons het beste op richten? Het bestaande verzuim aanpakken of richten op preventie?’
Het is een beetje een kip-en-ei-verhaal: ‘Moet je eerst het huidige verzuimprobleem oplossen, of je vooral focussen op het voorkomen van nieuw verzuim?’ In de praktijk kunnen beide benaderingen elkaar versterken, waarbij wij organisaties wel adviseren om in te spelen op de huidige situatie binnen de organisatie. Bij bovengenoemde organisatie is, om die reden, op twee verschillende afdelingen voor een andere aanpak gekozen.
Preventie, beter voorkomen dan genezen.
Op de afdeling waar het verzuim laag is, starten wij met preventie. Vanuit de gedragsmatige visie op verzuim ligt de nadruk op het gedrag van medewerkers en de keuzes die medewerkers maken. Verzuim wordt, binnen de gedragsmatige visie, immers gezien als een vorm van gedrag.
Een goede balans tussen de medewerker en diens verwachtingen van het werk, het werk zelf en de ervaringen en competenties heeft een positief effect op de waardering van het werk. Dit zorgt vervolgens voor een positieve motivatie van de medewerker om naar het werk toe te gaan. Vanuit een preventieve benadering van verzuim, is het belangrijk om regelmatig met medewerkers in gesprek te blijven over deze balans. Vragen die bijvoorbeeld gesteld kunnen worden tijdens dit soort gesprekken zijn: Vindt medewerker het werk nog interessant en uitdagend? Hoe ervaart medewerker de sfeer binnen het bedrijf? Heeft medewerker het gevoel dat hij/zij nuttig en inspirerend werk doet?
Naast in gesprek blijven met medewerkers, is het bij preventie belangrijk om de cultuur van de organisatie onder de loep te nemen. Wij kijken of de verzuimcultuur op iedere afdeling gelijk is en of de werkcultuur per afdeling verschilt. Zo kan het zijn dat de leidinggevende van een afdeling gewend is om oplossingen aan te dragen bij medewerkers op het moment dat zij een probleem ervaren. Dit kan maken dat medewerkers hierdoor meer leunen op de oplossingen en adviezen van de leidinggevende en zelf minder in de ‘actiemodus’ gaan wanneer zij tegen een obstakel aanlopen. Vanuit mijn rol als verzuimcoach bespreek ik dit met leidinggevenden en spiegel ik hen tijdens gesprekken met medewerkers. Samen bespreken wij hoe zij medewerkers meer eigen regie kunnen geven en daarbij ook kunnen ondersteunen en helpen waar nodig. Leidinggevenden kunnen ook middels intervisie met elkaar in gesprek gaan over verzuim. Wat maakt dat op de ene afdeling het verzuim voortdurend laag is en op de andere afdeling het verzuim stijgt?
Huidig verzuim aanpakken; het probleem nu oplossen?
Op de afdeling waar het verzuim hoog is, ondernemen wij direct acties. Wij starten met een analyse van de verzuimcijfers. Hierbij bekijken we de cijfers en zoeken wij naar gedragspatronen. Verzuimcijfers geven tenslotte inzicht in het verzuimgedrag van het team en van de individuele medewerkers. Heerst er een verzuimcultuur waarbij het de norm is om eens per jaar te verzuimen? Of zorgt een klein gedeelte van de medewerkers voor een hoog verzuimpercentage? Zijn er specifieke momenten waarop het verzuim hoger is?
Naast een analyse van de verzuimcijfers is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de terugkeerdrempel tijdens verzuim voor medewerkers laag blijft. Het contact tussen leidinggevende en medewerker is hierbij van cruciaal belang. Wanneer medewerkers gestimuleerd worden om zelf te bepalen hoe klein of groot de re-integratiestappen zijn, wordt de zelfregie van de medewerker gestimuleerd. De leidinggevende kan er voor zorgen dat het gesprek continu gaande blijft en dat de medewerker zich gesteund voelt in de re-integratiestappen die hij of zij zet. Tijdens de coaching gesprekken met de leidinggevende, focussen wij ons onder meer op de stijl van de leidinggevende. Welke gedragingen van de leidinggevende zijn helpend in het gedragsmatig aanpakken van verzuim en waar kan de warm zakelijke leiderschapsstijl meer naar voren komen? Tijdens gesprekken met medewerkers kan de leidinggevende dit direct toepassen. De bedrijfsarts kan tijdens verzuim een adviserende rol vervullen. De leidinggevende en medewerker kunnen gerichte vragen stellen en de afspraken die zij gemaakt hebben toetsen.
Een integrale aanpak: continu aandacht voor verzuim
Om terug te komen op de vraag ‘is het dan beter om te focussen op preventie of om eerst het bestaande verzuim aan te pakken?’, is het antwoord simpeler dan gedacht. Focus op beiden maar begin daar waar de organisatie nu behoefte aan heeft. In het geval van een laag verzuim kan de nadruk liggen op preventie, op het moment dat er op dat moment een hoog verzuim is, is het verstandig om eerst het huidige verzuim aan te pakken en daarna (of gelijktijdig) te richten op preventie van verzuim.
Heeft u ook behoefte aan een verandering rondom verzuim en duurzame inzetbaarheid? Neem gerust contact met ons op.
E info@falkeverbaan.nl
T 035 699 7100
Liselotte Rieksen, verzuimcoach Falke & Verbaan
