Als leidinggevende kom je soms in situaties waarin een medewerker niet naar verwachting functioneert. Dit kan voor beide partijen een ongemakkelijke situatie zijn, vooral als het einde van een contract in zicht is. Een veelgehoorde zorg is: ‘Hoe voorkom ik dat de medewerker niet gaat verzuimen na een gesprek over zijn of haar functioneren?’. Hoe ga je als leidinggevende op een constructieve manier het gesprek aan, zonder dat de medewerker zich aangevallen voelt?
De angst voor verzuimmelding bij disfunctioneren
Het is een veelvoorkomende situatie in de praktijk: leidinggevenden vrezen dat medewerkers het verzuim in zullen gaan als zij aangesproken worden op hun functioneren. Zeker wanneer het einde van een tijdelijk contract nadert, kan dit gevoel van onmacht versterken. Toch is het van groot belang om het gesprek niet uit de weg te gaan. Het biedt zowel de organisatie als de medewerker de kans om helderheid te scheppen en samen tot een oplossing te komen.
Een goede voorbereiding is cruciaal
Een goede voorbereiding begint met een duidelijk overzicht van het gedrag dat niet aan de verwachtingen voldoet. Verzamel objectieve voorbeelden en benoem deze op een concrete manier. In plaats van algemene uitspraken zoals “je doet je werk niet goed genoeg”, kun je specifieke situaties benoemen. Bijvoorbeeld:
- Gedrag: “Ik heb gemerkt dat je in de afgelopen maanden vaak moeite hebt met het correct toedienen van medicatie aan cliënten.”
- Gevolg: “Dit leidt ertoe dat collega’s meer werkdruk ervaren omdat ze jouw handelingen moeten controleren, en dat cliënten mogelijk onterecht medicijnen krijgen of missen.”
- Perceptie: “Dit geeft mij het gevoel dat je onzeker bent in deze taak en dat je extra ondersteuning nodig hebt.”
Door concreet gedrag en de gevolgen daarvan te benoemen, blijft het gesprek helder en inzichtelijk. Zo voorkom je dat de medewerker zich persoonlijk aangevallen voelt.
De juiste toonzetting en empathie
De manier waarop je het gesprek insteekt, is minstens zo belangrijk als de inhoud. Hoewel het doel is om een probleem te bespreken, is het belangrijk dat de medewerker niet het gevoel krijgt dat ze veroordeeld wordt. Een open, empathische benadering kan helpen om de spanning te verminderen en het gesprek constructief te houden.
Een mogelijke inleiding kan zijn: “Ik begrijp dat dit gesprek moeilijk kan zijn, maar ik wil graag samen met jou kijken naar de huidige situatie en hoe we tot een oplossing kunnen komen.”
Deze benadering erkent dat het gesprek niet makkelijk is, maar benadrukt ook dat het gaat om het gezamenlijk zoeken naar oplossingen vanuit een dialoog.
Uitkomst van het gesprek
Hoewel leidinggevenden soms bang zijn voor een negatieve reactie, kan het gesprek juist verrassend positief uitpakken. Medewerkers voelen vaak zelf al aan dat ze niet goed op hun plek zitten. In sommige gevallen kan het gesprek juist een opluchting zijn voor de medewerker. Het kan leiden tot wederzijdse overeenstemming over bijvoorbeeld het niet verlengen van het contract of het zoeken naar een andere functie binnen de organisatie.
Een praktijkvoorbeeld laat dit goed zien:
‘We hebben een gesprek gevoerd en het ging heel goed. Zij vond dat ze zelf niet tot haar recht kwam, het werk te simpel was en zij meer in haar mars had. We waren blij dat zij het zo heeft opgevat. Ze is al elders bezig en ik heb aangegeven dat wij volledige medewerking verlenen als zij eerder wil vertrekken. Eind goed, al goed dus.
Conclusie: een goede voorbereiding loont
Moeilijke gesprekken voeren of aanspreken op gedrag is nooit eenvoudig, zeker niet als het gaat om disfunctioneren. Maar met de juiste voorbereiding, een duidelijke focus op waarneembaar gedrag en de gevolgen daarvan, en het gesprek met empathie en openheid aan te gaan, kan je veel bereiken. Niet alleen voorkom je escalatie, maar je biedt de medewerker ook de kans om actief mee te denken over de toekomst.
Laat je dus niet leiden door angst voor verzuim, maar heb vertrouwen in het proces en in je eigen vermogen om een lastig gesprek op een eerlijke en open manier te voeren. Dat kan niet alleen verrassende, maar ook positieve uitkomsten opleveren voor zowel de medewerker als de organisatie.
Heb je ook behoefte aan een verandering rondom verzuim en duurzame inzetbaarheid, en wil je dit gedegen aanpakken. Neem gerust contact met ons op!
E info@falkeverbaan.nl
T 035 699 7100
Coaching en casemanagement, maart 2025
